Salahsatunya adalah proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang bisanya dilakukan selama setahun penuh. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Selama Masa PSBB Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerinta (LKPP), Roni Dwi Susanto, mengeluarkan Surat Edaran No.3 Tahun 2020 mengenai Penjelasan Atas Pelaksanaan Pengadaan Setiappembelian bahan baku harus disetujui manager pembelian dan manager keuangan. Laporan penerimaan barang harus ditanda tangani oleh divisi penerimaan dan divisi gudang. Setiap pencatatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi harus berdasarkan dokumen yang telah diotorisasi oleh manager akuntansi. Sebelum melakukan pembayaran , harus ada VbRT. SELAMAT DATANG DI URUSAN PERLENGKAPAN & RUMAH TANGGA Ridlo Setyono, Kaur. Perlengkapan Rumah Tangga & Inventarisasi Aset URUSAN PERLENGKAPAN, RUMAH TANGGA DAN INVENTARISASI ASSET BAGIAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG Menyediakan kebutuhan alat tulis kantor dan mebeler hingga pelaporannya, pengelolaan peminjaman auditorium dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan serta pelayanan yang bersifat periodik pelayanan pembagian almamater, perlengkapan wisuda, dan kalender dan yang bersifat insidental memfasilitasi sarana dan prasarana event-event di Universitas Muhammadiyah Malang, merupakan rutinitas yang harus dilakukan oleh urusan perlengkapan, rumah tangga, dan inventarisasi asset. Seorang kepala urusan ditunjuk untuk memberikan komando dan mengatur hal-hal yang menjadi rutinitas. Kepala urusan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh 6 orang staf yang dibagi dalam beberapa bagian sesuai dengan kompetensinya masing-masing serta bekerja secara sinergi untuk saling melengkapi. Tugas pokok dalam urusan ini pada dasarnya dapat dibagi dalam dua hal, perlengkapan dan rumah tangga serta inventarisasi asset. Tugas Pokok Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga, dan Inventarisasi Asset Melakukan rekapitulasi permohonan ATK dari unit kerja dan fakultas Merencanakan pemesanan dan pengadaan ATK kepada rekanan Mencatat penerimaan dan pendistribusian ATK Membuat laporan ATK secara berkala Melakukan penjadwalan peminjaman/pemakaian auditorium dari unit kerja, fakultas dan lembaga intra Melayani pengambilan jas almamater, kalender dan kelengkapan wisuda Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran jas almamater dan kelengkapan wisuda Melakukan perawatan kelengkapan wisuda mahasiswa dan jajaran senat universitas Membantu menerima laporan dan informasi yang terkait dengan urusan kendaraan, instalansi dan maintenance serta kebersihan dan taman. Melakukan perbaikan mebeler dan peralatan lain Merekapitulasi pengajuan permintaan mebeler dari unit kerja dan fakultas Melakukan identifikasi dan pengecekan lapangan berdasar surat pengajuan mebeler Melakukan pengecekan inventaris melalui surat yang dikirim ke setiap unit kerja dan fakultas Membuat laporan inventarisasi secara periodik Standar Operasional Prosedur SOP Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga, dan Inventarisasi Asset Menghidupkan komputer Melakukan presensi datang dan pulang Menyiapkan pelayanan Melayani permintaan ATK dan penggandaan berkas-berkas Melakukan rekap permintaan ATK Menjadwal pemakaian auditorium yang telah disetujui Melakukan pengecekan auditorium yang akan digunakan dan setelah digunakan Melayani peminjaman peralatan Mendistribusikan permintaan mebeler yang telah disetujui Bagan 2 flowchart SOP Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga dan Inventarisasi Asset PROSEDUR PELAYANAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA Pengelolaan jas almamater Sirkulasi jas almamater dilakukan secara periodik yang diperuntukan bagi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Malang. Sirkulasi yang dimaksud adalah mulai dari perencanaan, pengadaan hingga pembagiannya. Pengadaan jas almamater dilakukan oleh Biro Kemahasiswaan setelah ada pelaporan stock jas almamater ke Pembantu Rektor II dan dibentuk sebuah tim, kemudian diperintahkan untuk pengadaan yang didasarkan pada surat pedoman pengadaan barang dan jasa nomor tanggal 2 Maret 2005 yang bekerjasama dengan 4 rekanan/konveksi. Pembagian jas almamater dilakukan dalam tiga periode atau 3 kali dalam rentan waktu yang berbeda sesuai dengan jumlah gelombang penerimaan mahasiswa baru tiap tahunnya. Pengambilan jas almamater oleh mahasiswa baru dilakukan sesuai dengan alur registrasi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah kelengkapan wisuda Universitas Muhammadiyah Malang dalam satu tahun menggelar sidang senat terbuka yang mengagendakan wisuda sarjana diploma 3, strata 1, strata 2, dan program doktor dalam empat periode. Berkaitan dengan hal itu, yang menjadi tugas bagian perlengkapan dan rumah tangga adalah mengatur sirkulasi kelengkapan wisuda baju toga, gordon, samir, dan topi dalam tiap periodenya. Pengadaan kelengkapan wisuda gordon dilakukan oleh perlengkapan sesuai dengan perintah yang dibuat oleh Pembantu Rektor II dan bekerjasama dengan beberapa rekanan. Demikian juga dalam hal perawatan kelengkapan wisuda dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan rekanan-rekanan yang telah ditunjuk. Sistem sirkulasi kelengkapan wisuda yang digunakan oleh universitas adalah peminjaman yang didasarkan pada mahasiswa sebagai peserta wisuda untuk membayar uang pendaftaran wisuda, kecuali gordon. Dengan demikian, setiap mahasiswa yang akan mengikuti wisuda diwajibkan mengikuti prosedur peminjaman dan pengembalian kelengkapan wisuda. Selain dipinjamkan, kelengkapan wisuda tersebut juga dapat dimiliki secara pribadi oleh wisudawan dengan cara membeli. Sedangkan untuk pengembalian toga, mahasiswa yang status kelengkapan wisudanya pinjam, datang ke perlengkapan dengan membawa kelengkapan wisuda kecuali gordon dan kwitansi pembayaran wisuda asli beserta formulir bebas tanggungan dengan rentan waktu pengembalian H+10 10 hari efektif setelah pelaksanaan wisuda dan dikenakan denda sebagai bentuk punishment untuk mahasiswa yang mengembalikan kelengkapan wisuda di luar jadwal yang telah ditentukan terlambat. Adapun alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda dapat dilihat dalam bagan berikut. Bagan 3 Alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda Pengelolaan kalender Universitas Muhammadiyah Malang setiap tahunnya menyediakan kalender. Pengelolaan kalender yang dimaksudkan adalah pengadaan kalender yang dilakukan secara tim oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Biro Administrasi Keuangan setelah adanya laporan jumlah berapa yang harus diadakan serta didasarkan kebutuhan, baik untuk karyawan /dosen, mahasiswa serta untuk UPT PMB sebagai media promosi yang bekerjasama dengan rekanan yang ditunjuk. Kalender diperuntukkan bagi civitas akademika Universitas Muhammadiyah Malang. Bagi mahasiswa, pengambilan kalender dilakukan dengan membawa kwitansi her registrasi semester ganjil dengan rentan waktu pengambilan bulan Oktober s/d Desember 1 kwitansi/mahasiswa = 1 kalender.Pelayanan acara/kegiatan universitas Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi yang berkemajuan, seringakali untuk meningkatkan mutu pendidikan maupun pelayanannya mengadakan kegiatan-kegiatan universitas yang bersifat rutin maupun insidental. Lain dari pada itu auditorium-auditorium yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang sering digunakan berbagai kegiatan dari luar. Guna menunjang keberlangsungan dan kelanacaran kegiatan-kegiatan yang diadakan tersebut, perlengkapan berperan aktif untuk menyediakan sarana dan prasarananya. Pengelolaan ATK dan mesin RISO Sebagai lembaga pendidikan tinggi dan untuk meningkatkan mutu pelayanan, Universitas Muhammadiyah Malang memerlukan berbagai macam alat tulis kantor ATK. Pengelolaan ATK yang dimaksud adalah perencanaan, pengadaan, pencatatan, pelayanan permintaan, dan pelaporan. Pengadaan alat tulis kantor tersebut dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan 3 rekanan yang telah ditunjuk. Secara sistematis pengelolaan ATK dapat digambarkan sebagaimana bagan berikut ini. Bagan 4 Sistematisasi pengelolaan ATK Setiap unit dan lembaga intra di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang merupakan user utama alat tulis kantor tersebut. Bagi tiap-tiap unit yang akan menggunakan atau mengajukan permintaan alat tulis kantor harus membuat surat pengajuan permintaan ATK yang ditujukan kepada kabag perlengkapan. Peraturan ini berdasarkan surat Pembantu Rektor II nomor tanggal 5 Mei 2008. Demikian halnya dengan lembaga intra, UKM dan IMM di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang untuk menggunakan ATK diharuskan membuat surat pengajuan permintaan ATK berdasarkan surat kepala Biro Administrasi Mahasiswa nomor tanggal 26 Desember 2006. Adapun ketersidaan Alat Tulis Kantor ATK yang ada. Untuk mengetahui daftarnya klik di sini. Pelayanan ATK di perlengkapan dilengkapi dengan mesin cetak cepat yang disebut dengan mesin RISO. Penggunaan mesin ini diperuntukkan bagi kepentingan universitas yang diatur tersendiri sesuai dengan surat kepala Biro Administrasi Umum nomor tanggal 12 Februari 2010. Pengendalian mesin RISO dalam surat tersebut dijelaskan bahwa untuk menggandakan 1 berkas/1 master minimal berjumlah 500 exemplar/1 rim kertas. PROSEDUR PEMAKAIAN AUDITORIUM DAN ALAT Kegiatan-kegiatan yang sering diadakan di Universitas Muhammadiyah Malang baik oleh kalangan civitas akademika maupun dari luar, didukung oleh keberadaan auditorium-auditorium Universitas Muhammadiyah Malang yang sangat memadai, mulai dari auditorium yang berkapasitas kecil maupun besar. Adapun auditorium yang menjadi tanggung jawab dan wewenang perlengkapan untuk mengatur jadwal pemakaiannya adalah aula BAU, aula masjid lantai 1, dan aula teknik GKB III. Setiap user yang akan menggunakan auditorium tersebut diharuskan membuat surat pengajuan peminjaman tempat dengan ditandatangani oleh pimpinan dalam unit kerja dan fakultas, sedangkan lembaga intra/LSO/UKM/IMM ditandatangani oleh ketua mengetahui PD III untuk tingkat fakultas dan bagian kemahasiswaan untuk tingkat pusat Lihat Lampiran 7 dengan rincian sebagai berikut. Tabel 2 Pengajuan peminjaman tempat dan alat No User Yang mengajukan 1 Fakultas Pimpinan Fakultas 2 Jurusan Kepala Jurusan 3 Laboratorium Kepala Laboratorium 4 Lembaga dan Badan Kepala Lembaga dan Badan 5 Biro Kepala biro terkait 6 UPT Kepala UPT 7 Lembaga Intra/LSO tingkat fakultas Ketua Mengetahui PD III 8 Lembaga Intra tingkat universitas/UKM/IMM Ketua Mengetahui Kemahasiswaan Bukan hanya auditorium yang menunjang kegiatan-kegiatan di universitas, peralatan-peralatan seperti wireless, layar LCD dan kabel roll juga merupakan penunjang yang menjadi tanggung jawab perlengkapan untuk mengatur pemakaiannya. Prosedur peminjaman yang harus dipatuhi oleh user sama halnya dengan peraturan untuk meminjam auditorium di atas dan tergambar dalam bagan berikut ini. Bagan 5 Alur peminjaman/pemakaian auditorium, tempat dan alat INVENTARISASI ASET Universitas Muhammadiyah Malang dibangun diatas tanah seluas ± 34,654 ha yang terbagi dalam kampus I, II, III, rumah sakit, dan lahan luar kampus. Perkembangan pesat berupa bangunan Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi membutuhkan pengelolaan yang signifikan dan tersistematis. Oleh karena itu, bagian perlengkapan dan rumah tangga diberi wewenang untuk menjaga dan merawat asset kampus untuk menangani inventarisasi asset yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Universitas Muhammadiyah Malang adalah barang bergerak tidak habis pakai namun mengalami penyusutan mebeler dan alat-alat penunjang kegiatan belajar mengajar dan perkantoran lainnya dan barang tidak bergerak, yang meliputi tanah, bangunan/gedung. Bagian inventarisasi asset memiliki tanggung jawab mulai perencanaan hingga pelaporan kondisi barang khususnya mebeler di lapangan yang di up date setiap tahunnya. Secara rinci tugas bagian inventarisasi asset dapat dilihat dalam bagan berikut ini. Bagan 6 Sistematisasi pengelolaan mebeler Pada bagan tersbut di atas, disebutkan bahwa salah satu tugas dari urusan inventarisasi asset adalah membuat laporan secara periodik yang dikeluarkan pada akhir tahun. Dalam laporan inventarisasi asset tersebut barang-barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada di Univesitas Muhammadiyah Malang diberi pengkodean khusus guna memudahkan dalam mengelompokkan ketegori barang/asset Universitas Muhammadiyah Malang. Adapun pengkodean yang dimaksud secara rinci dapat dilihat di sini. Oleh Gilang D. / 4 Mar 2021Baik perusahaan atau instansi, pastinya dalam kurun waktu tertentu membutuhkan pengadaan barang dan jasa. Pengadaan dilakukan guna menunjang kinerja perusahaan menjadi lebih baik lagi. Itu sebabnya, diperlukan penguasaan terkait bagaimana menjalankan proses pengadaan barang dan jasa dengan baik dan benar yang salah satunya bisa Anda lakukan bersama barang dan jasa menjadi tanggung jawab bagian perusahaan yang mengurusi procurement management. Umumnya dalam proses procurement management sendiri menggunakan beberapa tahapan proses. Berikut ini akan kami jelaskan mengenai tahapn-tahapannya bawah Proses Pengadaan Barang dan JasaSebagaimana sudah disinggung sebelumnya, bahwa proses pengadaan barang dan jasa erat kaitannya dengan kebutuhan perusahaan untuk menunjang suksesnya kinerja yang ada di dalamnya. Itu sebabnya, dalam pengadaan yang dilakukan harus memastikan bahwa barang atau jasa yang diambil sesuai kebutuhan dan pengadaan yang dilakukan dapat berupa barang seperti mesin produksi, bahan bangunan, peralatan usaha, dan lain sebagainya. Selain itu, dapat juga berupa jasa seperti jasa perbaikan, jasa pembuatan, dan lain pengadaan barang maupun jasa menjadi langkah yang perlu dilakukan perusahaan atau instansi dalam melakukan pengadaan. Biasanya pengadaan yang dilakukan sudah malalui analisis terlebih dahulu, sehingga antara kebutuhan dan budget yang disediakan tetap pihak tentu merasa bingung dalam pelaksanaan pengadaan yang bisa dikatakan cukup rumit. Namun, Procurite hadir untuk mempermudah proses pengadaan yang hendak dilakukan. Melalui berbagai macam fitur pendukung pengadaan lengkap, dalam pengadaan barang pun tidak begitu sulit saat menjalankan procurement Proses Pengadaan Barang dan JasaSupaya lebih paham dengan bagaimana prosedur pengadaan barang dan jasa, Anda juga harus tahu bagaimana proses pengadaan barang dan jasa itu sendiri. Dengan demikian, Anda bisa memahaminya terkait pengadaan yang tepat sehingga tidak merugikan perusahaan atau instansi yang Analisis KebutuhanLangkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan melakukan analisis kebutuhan dari perusahaan. Proses analisis umumnya dilakukan oleh divisi perusahaan yang bertugas dengan mengajukan kebutuhan yang diinginkan menuju pihak procurement management juga harus memastikan bahwa setiap divisi perusahaan mengajukan pengadaan memang benar-benar barang yang dibutuhkan. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghindari kejadian pemakaian uang perusahaan dalam jumlah memenuhi kebutuhan, yang belum tentu memiliki peran penting dalam menunjang kinerja di PersetujuanUsai melakukan analisis, proses procurement management selanjutnya ada pada persetujuan dari pihak manajemen. Pasalnya, tidak semua rincian kebutuhan yang diajukan oleh tiap-tiap divisi akan disetujui secara langsung. Itu sebabnya perlu dilakukan analisis sebagaimana yang dijelaskan di proses yang dilakukan oleh tim manajemen bisa membuat perusahaan dapat melakukan pengadaan barang atau jasa. Sebab, sebelum menuju tim procurement, terdapat campur tangan bagian manajemen perusahaan terlebih dahulu supaya transparansi kebutuhan kinerja perusahaan pun dapat bentuk dari persetujuan yang dimaksud umumnya berkaitan dengan dokumen tertulis lengkap dengan tanda yang menunjukkan bahwa pihak manajemen sudah setuju untuk melakukan pengadaan dengan kebutuhan barang maupun jasa TenderProses selanjutnya adalah dengan melakukan tender. Usai mendapatkan list atau daftar pesanan terkait pengadaan barang dan jasa, maka pihak procurement management akan membuka tender kepada para vendor dan proses tender, perusahaan harus benar-benar menemukan vendor atau supplier dengan penawaran terbaik. Artinya, benar-benar menjadi solusi kebutuhan pengadaan yang diajukan perusahaan. Mulai dari kualitas barang, kesesuaian harga, hingga mendapatkan vendor atau supplier yang tepat, maka peluang proses pengadaan yang lancar bisa menjadi lebih Analisis Supplier dan VendorProses tender yang sudah dilakukan, membuat para supplier dan vendor berlomba-lomba mengajukan penawaran. Masing-masing penawaran tentu memiliki harapan untuk diterima sehingga terkemas dengan baik dan bisa jadi membuat perusahaan bingung untuk khawatir, ada beberapa faktor yang bisa dijadikan sebagai pembanding dari masing-masing vendor atau supplier. Di antaranya seperti pengalaman yang dimiliki oleh pihak vendor, kualitas barang atau jasa yang ditawarkan, hingga harga untuk masing-masing barang atau jasa yang sampai dalam proses pengadaan barang dan jasa di tahap satu ini, Anda sebagai pihak perusahaan tergiur dengan harga murah, namun lupa dengan kualitas barang yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, Anda perlu menganalisis dengan benar beberapa aspek pembanding Meminta PenawaranPermintaan penawaran atau yang dikenal juga dengan istilah request quotation, merupakan bagian dari proses pengadaan yang lebih mengerucut kepada supplier maupun vendor yang dianggap pihak perusahaan melakukan eliminasi kepada supplier maupun vendor yang dianggap kurang sesuai, maka akan terlihat nama-nama vendor yang dirasa tepat. Setelah itu, barulah dilakukan quotation atau permintaan penawaran guna menjalankan pengadaan barang atau NegosiasiNegosiasi yang dilakukan merupakan langkah negosiasi kepada kandidat vendor yang terpilih. Pasalnya, setelah penawaran diterima secara otomatis akan ketahuan terkait harga-harga yang lebih lengkap dengan waktu pengerjaanpihak supplier maupun vendor yang melihat lebih detail terkait penawaran oleh pihak vendor, maka perusahaan sudah bisa melihat kira-kira vendor mana yang memenangkan proyek pengadaan. Nah, usai berhasil menemukan vendor yang tepat, barulah melakukan tahap negosiasi untuk menciptakan keuntungan bagi perusahaan tanpa merugikan pihak juga yang melakukan negosiasi sebelum menentukan vendor yang tepat. Hal tersebut dilakukan dengan dasar supaya bisa mendapatkan pemilihan vendor yang benar-benar menjadi solusi dari kebutuhan pengadaan sesuai yang Purchase Order Maupun KontrakProses selanjutnya dalam pengadaan barang dan jasa adalah melakukan purchase order usai keputusan terkait vendor dan supplier terpilih sudah final. Ketika kerjasama yang dilakukan dengan pihak terkait merupakan kerjasama dalam waktu panjang, tim procurement akan membuat dokumen kontrak berdasarkan kesepakatan hingga proses yang dibuat tersebut merupakan dokumen yang sudah ditanda tangani oleh masing-masing pihak baik dari pihak perusahaan atau pihak vendor terpilih. Hal tersebut supaya kedua belah pihak menjalankan tugas atau mekanisme sebagaimana yang dirundingkan Penerimaan dan PengecekanSetelah persetujuan kerjasama dari dua belah pihak, proses pengadaan barang dan jasa dilanjutkan dengan penerimaan barang dan pengecekan kualitasnya. Hal tersebut dilakukan setelah pengurusan dokumen lengkap dan selesai, kemudian vendor maupun supplier sudah mengerjakan tugas sesuai yang ada di dokumen tim procurement management dari perusahaan akan melakukan pemeriksaan ketika barang sudah diterima. Tentu harus memastikan bahwa kualitasnya sesuai dengan PembayaranKetika semua proses dianggap sudah sesuai, maka langkah terakhir adalah pembayaran. Perusahaan akan mendapatkan invoice dari pihak vendor maupun supplier yang kemudian dilanjutkan dengan pembayaran sesuai Juga Metode Pengadaan Barang dan JasaJangan lupa lakukan pengarsipan dokumen-dokumen penting seperti kwitansi, bukti pembayaran, dan lain beberapa proses pengadaan barang dan jasa yang wajib Anda ketahui jika hendak menjalankan pengadaan dengan baik. Supaya tidak repot, Anda bisa menggunakan layanan kami di Procurite yang hadir sebagai solusi pengadaan barang dan jasa terbaik dan terpercaya. Bersama Procurite, kegiatan pengadaan yang Anda lakukan akan menjadi lebih mudah dan lebih efisien. Sebab, terdapat beberapa fitur yang mendukung keberjalanan pengadaan barang dan jasa menjadi lebih tertata dan maksimal. Sumber Dalam rangka operasional perusahaan, pengadaan barang menjadi salah satu hal yang cukup penting. Barang di sini diartikan secara luas, mulai dari bahan baku produksi, mesin, peralatan dan perlengkapan kantor, dan lain sebagainya. Tentu, karena mengatasnamakan perusahaan, pengadaan yang dilakukan memiliki prosedur tersendiri. Perusahaan, sebagai sebuah lembaga profit, memerlukan prosedur yang jelas. Pengadaan barang atau juga dikenal dengan procurement, akan melibatkan pihak lain sebagai penyedia barang, dan kontrak transaksi yang jelas yang memuat ketentuan-ketentuan transaksi tersebut. Akan lebih jelas, jika Anda bisa menyimak prosedur procurement secara umum yang banyak digunakan perusahaan berikut ini. 1. Analisis Kebutuhan Perusahaan Langkah pertama dalam prosedur pengadaan barang adalah menganalisis kebutuhan perusahaan. Setiap divisi akan mengajukan kebutuhan yang dimiliki pada tim pengadaan, untuk kemudian dianalisis mengenai urgensinya untuk perusahaan. Setelah semua dianalisis, kemudian diputuskan barang yang akan dibeli atau jasa yang akan digunakan pada periode pengadaan tersebut. Tidak semua pengajuan dapat disetujui, karena kemungkinan besar tidak semua yang diajukan oleh setiap divisi penting dan harus dibeli. 2. Persetujuan Pihak Manajemen Sumber Setelah melalui tahap analisis yang ketat, daftar barang yang akan dibeli akan diajukan oleh bagian pengadaan ke bagian manajemen. Pihak manajemen kemudian akan melakukan peninjauan dan memastikan semua daftar sudah benar, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Persetujuan yang diberikan pihak manajemen diteruskan ke bagian pengadaan barang kembali untuk melanjutkan proses ke tahap tender. Akan lebih baik, jika persetujuan yang diberikan oleh manajemen disertai dengan berkas tertulis untuk memudahkan dokumentasi dan memperjelas proses. 3. Proses Tender untuk Vendor dan Supplier Berlanjut pada proses selanjutnya, adalah tender. Bagian pengadaan barang melakukan pembukaan tender pada supplier dan vendor yang ada, dalam rangka mendapatkan penyedia barang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Tidak hanya mempertimbangkan harga saja, namun juga mempertimbangkan kualitas produk. Nantinya, nilai dari produk yang disediakan pihak vendor dan supplier ini akan dilihat dan dicermati sehingga perusahaan paham benar pihak mana yang paling tepat untuk dipilih. 4. Analisis Supplier dan Vendor Sumber Melihat penawaran dari supplier dan vendor, pihak pengadaan barang wajib melakukan analisa kembali. Terkait dengan kualitas produk, harga yang ditawarkan, serta berbagai faktor lain yang terkait dengan barang yang ingin dibeli perusahaan. Proses analisis ini akan mengerucutkan pilihan pada beberapa vendor atau supplier yang dianggap paling tepat, untuk dilanjutkan ke proses berikutnya. Tentu, pertimbangan dari bagian pengadaan barang akan memiliki peran besar dalam proses analisis ini. 5. Tahap Quotation atau Penawaran Setelah pengerucutan jumlah vendor dan supplier, perusahaan biasanya akan meminta pihak yang lolos seleksi ini untuk memberikan penawaran. Penawaran yang diberikan bisa saja beragam. Mulai dari penawaran awal saat tahap tender, hingga penawaran-penawaran baru untuk menarik minat perusahaan. Pengadaan barang wajib mencermati setiap penawaran yang diberikan dari pihak-pihak ini. 6. Pemilihan Vendor Sumber Proses negosiasi akan terjadi, sehingga perusahaan bisa menilai lebih jauh pihak vendor atau supplier mana yang paling cocok untuk dijadikan pihak penyedia barang. Negosiasi, ditujukan untuk mendapatkan penawaran yang nilainya paling menguntungkan untuk perusahaan. Vendor atau supplier paling tepat akan dipilih, untuk kemudian dilanjutkan ke tahapan berikutnya dalam prosedur pengadaan barang. 7. Purchase Order, Kontrak, dan Dokumen Sejenis Membuat purchase order jadi langkah selanjutnya setelah penyedia barang diputuskan. Nota pembelian bisa bersifat jangka pendek, yang akan selesai pada satu kali transaksi, atau berupa kontrak jangka panjang untuk menjalin kerjasama dalam waktu yang lebih lama. Baik berupa pembelian jangka pendek atau panjang, dokumen ini akan harus disetujui kedua pihak sebelum eksekusi jual-beli barang bisa terjadi. Sekali lagi, bagian pengadaan barang wajib memeriksa isi purchase order atau kontrak, sehingga tidak ada yang meleset dari kesepakatan. 8. Pengecekan Kualitas, Penerimaan Barang Sumber Pemesanan akan diproses, dan barang akan datang sesuai dengan jadwal. Pengecekan kualitas segera dilakukan, bersamaan dengan pengecekan kuantitas. Dua hal ini wajib dipastikan sesuai dengan pesanan yang dibuat dan kesepakatan yang sudah ditandatangani. Jika terdapat kuantitas atau kualitas yang tidak sesuai, perusahaan melalui bagian pengadaan barang bisa melakukan komplain pada penyedia barang. 9. Pembayaran Akhir Setelah semua urusan terkait barang yang dipesan sudah selesai dan sesuai, perusahaan akan menerima invoice dari penyedia barang untuk tahapan pembayaran akhir. Jumlah yang tertera pada invoice ini akan sesuai dengan kesepakatan awal, dan perusahaan bisa membayarkan jumlah tersebut dengan metode yang disetujui. Yang wajib dipastikan, setiap pembayaran wajib disertai bukti pembayaran yang jelas dan terverifikasi. Terdengar sangat panjang dan rumit? Bagaimana jika proses pengadaan barang ini bisa diselesaikan dalam satu fitur sederhana yang tercantum dalam layanan ERP terbaik yang bisa digunakan perusahaan Anda? RUN System, Memudahkan Urusan Pengadaan Barang Perusahaan Anda Dengan fitur Procurement Management yang tersedia dari RUN System, perusahaan Anda bisa mengatasi urusan ini dengan sangat mudah. Praktis dan efisien, fitur ini benar-benar ditujukan untuk memudahkan urusan pengadaan barang yang diperlukan. Terintegrasi dengan berbagai fitur lain, setiap pihak yang berurusan dalam pengadaan barang bisa berkolaborasi dengan efektif, sehingga urusan ini lekas terselesaikan. Jadi, segera gunakan RUN System, dan maksimalkan semua fitur yang ditawarkannya!